Top 10 lợi ích khi sử dụng dịch vụ báo cáo tài chính thuê ngoài

Báo cáo tài chính là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp, đòi hỏi số liệu chính xác và nộp đúng thời hạn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập thường gặp khó khăn: chứng từ thiếu, số liệu rời rạc, không có kế toán trưởng kiểm soát, dẫn đến báo cáo bị trả về hoặc phát sinh rủi ro thuế.

Trong bối cảnh đó, dịch vụ báo cáo tài chính thuê ngoài trở thành giải pháp tối ưu. Doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí nhân sự, vừa đảm bảo báo cáo đúng chuẩn, minh bạch, phục vụ nhu cầu vay vốn, gọi đầu tư và làm việc với cơ quan thuế một cách an toàn.

1. Dịch vụ báo cáo tài chính thuê ngoài là gì?

Đây là hình thức doanh nghiệp giao toàn bộ công việc lập báo cáo tài chính cuối năm cho một
đơn vị chuyên nghiệp. Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể thuê:

• Chỉ lập báo cáo tài chính cuối năm
• Lập báo cáo tài chính kèm soát sổ
• Trọn gói kế toán – thuế cả năm

Ở mô hình này, doanh nghiệp không cần tuyển thêm kế toán trưởng hay kế toán tổng hợp. Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiếp nhận dữ liệu, thực hiện hạch toán, khóa sổ, lập báo cáo theo chế độ kế toán tương ứng (Thông tư 132, 133 hoặc 200), và nộp báo cáo cho cơ quan thuế đúng hạn.

Thuê ngoài phù hợp với mọi quy mô – từ doanh nghiệp nhỏ ít chứng từ đến những đơn vị có khối lượng sổ sách lớn nhưng muốn tối ưu chi phí vận hành.

2. Vì sao nhiều doanh nghiệp chuyển sang thuê ngoài?

So với 5-10 năm trước, nhu cầu thuê ngoài báo cáo tài chính tăng mạnh do ba nguyên nhân chính:

• Chi phí nhân sự kế toán ngày càng cao
• Quy định thuế – kế toán thay đổi thường xuyên
• Ngân hàng và đối tác yêu cầu báo cáo minh bạch hơn trước

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không thể duy trì một phòng kế toán chuyên sâu. Một số doanh nghiệp lớn lại không muốn bộ phận nội bộ bị quá tải vào cuối năm. Khi đó, thuê ngoài trở thành giải pháp tối ưu.

3. Đối tượng phù hợp với dịch vụ Báo cáo tài chính thuê ngoài

Báo cáo tài chính thuê ngoài không chỉ dành cho doanh nghiệp nhỏ. Rất nhiều nhóm doanh nghiệp ở các quy mô khác nhau đang lựa chọn hình thức này để tối ưu chi phí và giảm rủi ro:

• Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có kế toán trưởng hoặc thiếu nhân sự có kinh nghiệm lập báo cáo tài chính.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, khối lượng chứng từ không nhiều nhưng vẫn phải nộp báo cáo đúng hạn theo quy định.
• Doanh nghiệp cần hồ sơ tài chính minh bạch để vay vốn, gọi đầu tư, tham gia thầu hoặc ký hợp đồng giá trị lớn.
• Doanh nghiệp từng bị xử phạt về thuế, nộp hồ sơ chậm, sai số liệu hoặc cần rà soát lại hệ thống sổ sách.
• Doanh nghiệp có dữ liệu phát sinh phức tạp: tồn kho, tài sản cố định, chi phí trả trước, công nợ nhiều kỳ…
• Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí nhân sự thay vì duy trì vị trí kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng cố định.

Nhìn chung, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn đảm bảo báo cáo tài chính đúng chuẩn, đúng thời hạn và giảm thiểu rủi ro đều có thể sử dụng dịch vụ thuê ngoài.

4. Công việc của đơn vị thực hiện Báo cáo tài chính thuê ngoài

Khi tiếp nhận dữ liệu từ doanh nghiệp, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ triển khai quy trình lập báo cáo tài chính theo từng giai đoạn:

Hàng tháng – theo dõi và hạch toán dữ liệu

• Thu nhận và kiểm tra chứng từ phát sinh: mua – bán, thu – chi, công nợ, sao kê ngân hàng, tồn kho.
• Hạch toán chứng từ đúng tài khoản, đúng kỳ, đúng bản chất giao dịch.
• Theo dõi công nợ phải thu – phải trả, kiểm tra dòng tiền, đối chiếu tồn kho với sổ sách.

Theo quý – kê khai thuế và đối chiếu số liệu

• Lập và nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN tạm tính (nếu doanh nghiệp kê khai theo quý).
• Kiểm tra sai lệch giữa phần mềm kế toán và số liệu thực tế: ngân hàng, quỹ, công nợ, chi phí trả trước.
• Rà soát và điều chỉnh sớm những điểm bất hợp lý trước khi lập báo cáo cuối năm.

Cuối năm – lập Báo cáo tài chính

• Rà soát toàn bộ chứng từ, đối chiếu sổ cái – sổ chi tiết – tồn kho – tiền gửi – công nợ.
• Thực hiện các bút toán điều chỉnh theo quy định: phân bổ chi phí trả trước, trích khấu hao, lập dự phòng.
• Khóa sổ kế toán và lập đầy đủ biểu mẫu:

• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính

• Kê khai và nộp báo cáo tài chính điện tử đúng thời hạn.
• Bàn giao hồ sơ và dữ liệu để doanh nghiệp lưu trữ, giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Hỗ trợ phát sinh

• Tư vấn quy định kế toán – thuế phù hợp với loại hình doanh nghiệp.
• Hỗ trợ doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
• Phân tích số liệu tài chính để đánh giá lãi – lỗ, chi phí và hiệu quả kinh doanh.

3. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ báo cáo tài chính thuê ngoài

3.1 Tiết kiệm chi phí đáng kể

Tuyển dụng nhân sự kế toán nội bộ không hề rẻ. Doanh nghiệp phải trả lương, bảo hiểm, thưởng, đào tạo, mua phần mềm, nâng cấp hệ thống… và vẫn phải chấp nhận rủi ro nếu nhân sự nghỉ việc.

Ngược lại, thuê ngoài giúp:

• Trả phí theo gói, không tốn chi phí cố định
• Không phải lo đào tạo nghiệp vụ
• Không phải đầu tư phần mềm kế toán
• Không phát sinh chi phí nghỉ phép, bảo hiểm, phúc lợi

Với doanh nghiệp nhỏ, chi phí thuê ngoài thường chỉ bằng 20-40% so với việc duy trì một kế toán toàn thời gian.

3.2 Báo cáo đúng chuẩn kế toán và pháp luật

Báo cáo tài chính không chỉ là file excel xuất từ phần mềm. Nó phải tuân thủ:

• Chế độ kế toán áp dụng
• Mẫu biểu theo quy định
• Quy tắc trình bày và đối chiếu số liệu
• Thuyết minh rõ ràng từng chỉ tiêu

Đơn vị chuyên nghiệp luôn cập nhật thay đổi của cơ quan thuế, đảm bảo hồ sơ được lập đúng quy định, đúng chuẩn mực. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có kế toán nội bộ chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc không am hiểu sâu về chế độ kế toán.

3.3 Hạn chế rủi ro pháp lý

Nhiều doanh nghiệp tự lập báo cáo và chỉ biết mình sai khi… nhận quyết định xử phạt. Sai sót thường gặp gồm:

• Không trích khấu hao tài sản cố định
• Ghi nhận doanh thu sai kỳ
• Chi phí không đủ điều kiện hợp lệ
• Tồn kho thực tế không khớp sổ sách
• Công nợ không đối chiếu được
• Không lập dự phòng

Đơn vị cung cấp dịch vụ thường có quy trình kiểm tra nhiều lớp trước khi bàn giao báo cáo. Số liệu được đối chiếu cẩn thận, giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị truy thu, phạt, hoặc đưa vào diện kiểm tra đặc biệt.

3.4 Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế

Chủ doanh nghiệp rất ngại làm việc với cơ quan thuế vì không hiểu nghiệp vụ. Nhiều trường hợp kế toán nội bộ nghỉ việc hoặc thiếu kinh nghiệm, dẫn đến doanh nghiệp không biết giải trình thế nào.

Dịch vụ thuê ngoài sẽ:

• Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ
• Giải thích số liệu với cơ quan thuế
• Hỗ trợ cung cấp tờ khai – đối chiếu
• Trả lời các câu hỏi chuyên môn

Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm, không hoang mang mỗi khi nhận thông báo kiểm tra.

3.5 Tập trung vào hoạt động kinh doanh chính

Cuối năm, việc xử lý chứng từ, đối chiếu ngân hàng, tính chi phí, kiểm kê kho… có thể chiếm hàng chục giờ làm việc. Với doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp thường phải tham gia trực tiếp, dẫn đến chậm trễ hoạt động kinh doanh.

Khi thuê ngoài:

• Toàn bộ phần việc kế toán được chuyên gia xử lý
• Người điều hành tập trung vào khách hàng, bán hàng và vận hành
• Bộ phận nội bộ không bị quá tải khi vào mùa cao điểm

3.6 Báo cáo minh bạch – dễ vay vốn ngân hàng

Muốn vay tín chấp, thế chấp, hoặc tăng hạn mức, doanh nghiệp cần báo cáo tài chính rõ ràng. Nếu báo cáo sai, thiếu thuyết minh hoặc số liệu không khớp với tờ khai thuế, ngân hàng sẽ từ chối.

Thuê ngoài giúp:

• Hồ sơ được chuẩn chỉnh
• Số liệu khớp với chứng từ
• Có thuyết minh đầy đủ
• Dễ dàng chứng minh năng lực tài chính

Do đó, tỷ lệ vay thành công cao hơn.

3.7 Uy tín cao hơn khi hợp tác với đối tác lớn

Các tập đoàn, nhà đầu tư, đơn vị xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài… thường yêu cầu báo cáo tài chính minh bạch. Việc sử dụng đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp sẽ tăng độ tin cậy, giúp doanh nghiệp:

• Dễ ký hợp đồng lớn
• Dễ nhận dự án
• Dễ gọi vốn đầu tư

3.8 Ứng dụng công nghệ – xử lý số liệu nhanh và chuẩn

Đơn vị dịch vụ thường sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm đối chiếu hóa đơn, hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử… Nhờ vậy:

• Chứng từ không thất lạc
• Báo cáo xuất nhanh
• Số liệu đồng nhất và kiểm soát tốt
• Dễ tra cứu lại bất kỳ thời điểm nào

Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp tự làm vẫn lưu chứng từ bằng file rời rạc, dễ thất lạc hoặc lỗi.

3.9 Không lo rủi ro nhân sự nghỉ việc

Một vấn đề phổ biến:

• Kế toán nghỉ đột ngột
• Không bàn giao dữ liệu
• Chủ doanh nghiệp không hiểu sổ sách
• Đến kỳ quyết toán không ai xử lý

Thuê ngoài giúp doanh nghiệp tránh phụ thuộc vào cá nhân. Dữ liệu được bàn giao đầy đủ, có người chịu trách nhiệm xuyên suốt.

3.10 Hỗ trợ quản trị tài chính, tối ưu thuế hợp pháp

Không chỉ lập báo cáo, đơn vị chuyên nghiệp có thể tư vấn:

• Chi phí nào được tính hợp lệ
• Cần bổ sung chứng từ ra sao
• Khi nào nên lập dự phòng
• Nên phân bổ chi phí thế nào cho đúng
• Tài sản nào cần trích khấu hao

Đây là giá trị mà kế toán nội bộ mới hoặc thiếu kinh nghiệm không thể cung cấp.

4. Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài báo cáo tài chính?

Thuê ngoài không chỉ dành cho doanh nghiệp nhỏ. Những trường hợp sau rất nên cân nhắc:

1. Doanh nghiệp chuẩn bị vay vốn ngân hàng
2. Doanh nghiệp muốn tham gia thầu hoặc ký hợp đồng lớn
3. Kế toán nội bộ thiếu kinh nghiệm hoặc nghỉ việc
4. Từng bị cơ quan thuế phạt và muốn làm lại hệ thống
5. Chủ doanh nghiệp muốn tập trung vào kinh doanh thay vì giấy tờ
6. Khối lượng chứng từ lớn và phức tạp, đặc biệt ngành thương mại – xây dựng – sản xuất

Nếu gặp 2 trong 6 trường hợp trên, thuê ngoài sẽ an toàn hơn tự làm.

5. Quy trình làm việc khi thuê ngoài báo cáo tài chính

Quy trình thường gồm:

1. Tiếp nhận chứng từ và dữ liệu
2. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
3. Hạch toán và đối chiếu ngân hàng – quỹ – kho – công nợ
4. Thực hiện bút toán phân bổ, khấu hao, dự phòng
5. Khóa sổ kế toán
6. Lập bộ báo cáo theo chế độ kế toán
7. Nộp báo cáo trên hệ thống thuế điện tử
8. Bàn giao hồ sơ và hỗ trợ giải trình

Tùy doanh nghiệp ít hay nhiều chứng từ, thời gian xử lý có thể từ 3-15 ngày.

6. Chi phí dịch vụ báo cáo tài chính thuê ngoài

Không có một mức giá chung cho mọi doanh nghiệp. Chi phí phụ thuộc:

• Số lượng chứng từ trong năm
• Ngành nghề kinh doanh
• Quy mô tồn kho – công nợ
• Có cần soát lại năm cũ hay không
• Có yêu cầu báo cáo quản trị hay không

Tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp nhỏ và vừa đều nhận thấy rằng chi phí thuê ngoài rẻ hơn rất nhiều so với việc thuê kế toán toàn thời gian.

Quan trọng nhất không phải giá thấp, mà là:

• Số liệu có chuẩn không
• Có hỗ trợ giải trình không
• Có bàn giao đầy đủ hồ sơ không
• Có cam kết thời hạn không

7. Nếu doanh nghiệp tự làm nhưng làm sai, hậu quả là gì?

• Bị phạt chậm nộp tờ khai
• Bị loại chi phí không hợp lệ
• Bị truy thu thuế
• Bị thanh tra nhiều năm liên tiếp
• Ngân hàng từ chối cho vay
• Mất uy tín khi hợp tác với đối tác lớn

Sai một lần có thể ảnh hưởng nhiều năm sau. Vì vậy, càng sớm sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, doanh nghiệp càng an toàn.

8. Kết luận

Thuê ngoài báo cáo tài chính không chỉ là giải pháp “chữa cháy” cho doanh nghiệp thiếu nhân sự. Đây là hướng đi phù hợp với doanh nghiệp muốn:

• Tối ưu chi phí
• Hạn chế rủi ro thuế
• Nâng cao tính minh bạch tài chính
• Dễ vay vốn, dễ gọi đầu tư
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh

Khi lựa chọn đúng đơn vị dịch vụ, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống dữ liệu rõ ràng, báo cáo minh bạch và nền tảng tài chính vững chắc cho giai đoạn phát triển tiếp theo.